איני מכיר אירוע מתסכל יותר מאשר קריסת דיסק, שמבשר במרבית המקרים על אבדן מוחלט של קבצי המחשב. כל המסמכים עליהם עמלנו, שירי ה- MP3 בהם השקענו שעות של סבלנות, התכתבויות הדואר האלקטרוני וה-ICQ, רשימת המועדפים של האינטרנט, הלכו כולם לבלי שוב. במקרים רבים, גם אירועים חמורים פחות עלולים להסתיים בהודעה פסקנית של טכנאי השרות שאין ברירה - צריך "לפרמט את הדיסק". גם ביטוי זה משמעותו זהה - כל שהיה אינו עוד.
מערכת ההפעלה חלונות, על כל גרסאותיה, דאגה תמיד שכל משתמש יוכל להערך לקראת אפשרות כזאת ע"י העברה מתוכננת ומסודרת של קבצים חשובים למדיות אחסון אחרות. לפעולה זו קוראים גיבוי.
הכתוב בנמשך מתייחס לתוכנת הגיבוי אשר משולבת בחלונות 98, אך תקף בכללותו גם לשאר הגירסאות הביתיות של חלונות.
פעולת הגיבוי מיועדת להעתקה, בדרך כלל תוך כיווץ, של כל המידע החשוב לנו במחשב. את קבצי הגיבוי נהוג לשמור על גבי מדיות שניתן לאחסן מחוץ למחשב, כדוגמת דיסק חיצוני או נוסף, תקליטור, קלטת מגנטית (טייפ), או מדיות דוגמת Zip או Jazz. את התוכנות עצמן בדרך כלל אין צורך לגבות מכיוון שהן אמורות להיות מאוחסנות ממילא על גבי תקליטורי המקור.
בדומה לתוכנות המערכת האחרות של חלונות, תוכנת הגיבוי מספקת אפשרויות שליטה בהחלט מספקות עבור המשתמש הרגיל. ובדומה לשאר תוכנות המערכת, תוכנת הגיבוי מתחבאת בתיקיית כלי מערכת. כדי להגיע אליה מנווטים מ- "התחל" ==> "תוכניות" ==> "עזרים" ==> "כלי מערכת".
עם הפעלת התוכנה נגלה לעינינו אשף הגיבוי. בהדרכתו מסמנים את הכוננים, התיקיות, ו/או הקבצים אותם אנו חפצים לגבות, בוחרים שם לקובץ הגיבוי, ומקום לאיחסונו. מי שאינו מעוניין להשתמש באשף יכול להקיש על "סגור" ולהגדיר את אפשרויות הגיבוי מתוך התוכנה עצמה. יתרונה של דרך זו מתבטאת בעיקר באפשרויות לבחור סוגי קבצים אותם אין ברצוננו לגבות, להגן על קובץ הגיבוי ע"י סיסמה, ולהוסיף את קבצי ההגדרה של מערכת ההפעלה לגיבוי.
פעולת הגיבוי הראשונה עלולה לערוך זמן רב וזאת מכמה סיבות. ראשית; צריך לתכנן היטב את היקף הגיבוי, למפות את התיקיות עם המידע הרצוי שבחלקו אינו נמצא במקום מובן מאליו (דוגמת תיקיית הדואר האלקטרוני של Outlook Express), ולדאוג שיהיה מספיק מקום פנוי בדיסק (או מדיה אחרת), לאחסון קובץ הגיבוי.
שנית; מטבע הדברים הגיבוי הראשון מכיל את המידע הרב ביותר וייקח זמן רב לבצעו. על אחת כמה וכמה מי שהחליט שהגיבוי הראשון יכלול את כל המחשב על מנת שיוכל לשחזר את המחשב באופן מושלם במקרה של קריסה.
לאחר הגיבוי הראשון ניתן להורות לתוכנת הגיבוי לגבות רק תיקיות ו/או קבצים שנוספו או שונו מאז הגיבוי האחרון, ופעולת הגיבוי תתבצע במהירות.
לפני ביצוע גיבוי אמיתי מומלץ מאד לעשות מספר גיבויי ניסיון ושחזורים, תוך שימוש בעזרה שמספקת תוכנת הגיבוי. התוכנה אינה אינטואיטיבית דיה עבור משתמשים בלתי מנוסים, אבל ההשקעה בהחלט משתלמת.
לבעלי כוננים גדולים כדאי בצע גיבוי ראשוני של כל המחשב על גבי מחיצה נפרדת. תוכנת הגיבוי דוחסת את המידע כך שנפח האחסון הדרוש הוא קטן בהרבה ממה שניתן לחשוב. בעלי צורבים יוכלו בדרך כלל לצרוב את קובץ הגיבוי לתקליטור, ולשמור אותו במקום בטוח.
